Management Assistant

Notre client est une agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, elle fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, elle gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

L'agence belge de développement est présente au Sénégal depuis 1999. L’agence a un bureau de représentation régionale à Dakar qui couvre la Gambie, le Guinée Bissau et le Sénégal. L’Agence a des interventions dans ces 3 pays. Notre client travaille principalement pour le compte de l’État belge dans le cadre d’un programme de coopération bilatérale quinquennal (2019 – 2023) et un portefeuille régional climat vert mise en œuvre dans 4 pays du sahel (Mali, Niger, Burkina et Sénégal). Les axes d’interventions pour le portefeuille bilatéral 2019-2023, dont les actions sont concentrées dans les 3 régions centre (Kaolack, Kaffrine et Fatick), sont :

• Pilier 1 : Promotion de l’entreprenariat durable et création d’emplois décents;
• Pilier 2 : Santé de la femme, du nouveau – né, de l’enfant et de l’adolescent (e);
• Pilier 3 : Tàggat (Formations, Etudes et Expertises);
• Pilier 4 : Relance de l’industrie pharmaceutique au Sénégal.

Le portefeuille climat au Sénégal intervient dans le bassin arachidier au niveau de 8 communes des régions de Kaolack, Kaffrine et Fatick. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales notamment l’Union européenne. Il s’agit du :

• PARERBA : Appui à la réduction de l’émigration rurale et à la réintégration dans le Bassin Arachidier au Sénégal;
• PARSIEC : Appui au renforcement du système d’information de l’état civil et à la création d’un fichier national d’identité biométrique au Sénégal;
• PEM : Projet pilote pour la mobilité entrepreneuriale entre la Belgique et le Sénégal;
• ACTIVEEIP : Projet d’appui à l’activation du Plan d’investissement extérieur de l’UE;
• DIRECCT : Digital Response Connecting Citizens de Connectivité et solutions numériques pour renforcer la résilience des systèmes d'éducation, de santé et des micros, petites et moyennes entreprises (MPME) face au COVID-19 dans les pays ACP;
• PARSAD : Projet d’appui au renforcement des systèmes alimentaires durables;
• RESET : Relance de l'Enseignement et Formation Professionnelle et Technique pour l’Emploi en Guinée Bissau;
• RIEC: Rural Infrastructure for Economic Growth and Employment Creation en Gambie.

Pour la mise œuvre des activités, notre client à ouverts 4 bureaux : un à Dakar qui abrite le siège de la Représentation, un à Kaolack, un à Banjul (Gambie) et un à Bissau (Guinée Bissau). L’effectif en ressources humaines dans ces trois (3) pays est de 77 collaborateurs dont 62 nationaux et 15 expatriés au Sénégal ; 09 nationaux et 01 expatrié en Gambie et 10 nationaux et 01 expatrié en Guinée Bissau. Ainsi, retrouve-t-on le Représentant Résident de l'agence belge au Sénégal à la tête de toute cette organisation très complexe avec le nombre important de domaines d’intervention mais surtout d’acteurs publics et privés, de partenaires bi et multilatéraux avec qui l’Agence travaille pour l’atteinte de ces objectifs de développement. Pour mener à bien sa mission le Représentant Résident a besoin d’être appuyé au niveau de ses différentes tâches.

Description de la fonction

Comme bras droit et personne de confiance du Représentant Résident, le « Management assistant » devra intervenir sur l’ensemble des affaires courantes afin de permettre à son Représentant Résident de gagner en temps et efficacité afin qu’il/elle puisse se concentrer sur l’essence de son travail. Il/Elle devra avoir une bonne connaissance digitale car elle sera appelée à interagir avec les équipes de Bruxelles et dans la sous-région sans oublier aussi les différents partenaires. En interne, le développement d’une bonne collaboration avec le Management (PM, Conseiller stratégique, RAFI, HRO) sera un point essentiel. Afin de contribuer à la réalisation des volets d’activités du Représentant Résident, le Management Assistant aura les responsabilités spécifiques suivantes : Domaine de résultat 1 : Comme Assistant personnel

• Assurer le secrétariat général du Représentant Résident afin de le décharger de toutes les préoccupations administratives;
• Ouvrer, trier et distribuer les courriers arrivants, dont des lettres et e-mail, et préparer les réponses aux sollicitations courantes ;
• Lire et analyser les messages et les propositions ou rapports arrivants, pour apprécier leur importance et définir leur mode de diffusion ;
• Préparer les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques ;
• Gérer les agendas et prendre les rendez-vous ;
• Lay-out des documents et présentations ;
• Elaborer les rapports de réunions et les diffuser vers les participants concernés;
• Faire les traductions ;
• Responsable d’envoi et de réception des courriers via valise diplomatique.

Domaine de résultat 2 : Comme personne clé de contact/personne de référence

• Etre l’intermédiaire entre, et représenter le Représentant Résident auprès des personnes internes et externes afin de faciliter l’échange de et filtrer l’information et ainsi construire et renforcer les relations et préserver l’image de la direction;
• Répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prend les messages et traite les demandes ou questions;
• Gérer les contacts externes (les ministères, ambassades, officiels …);
• Gérer et interagir avec les personnes internes (collaborateurs …);
• Accueillir les personnes externes qui cherchent à rencontrer le Représentant Résident;
• Transmettre les informations du Représentant Résident vers les collaborateurs;
• Recevoir les appels du Représentant Résident en son absence (déviation de son portable);
• Favoriser et coordonner le partage de l’information en interne et entre les directions.

Domaine de résultat 3 : Comme responsable de l’organisation et planning

• Organiser les réunions et les déplacements afin d’en assurer le déroulement optimal;
• Collecter et diffuser les informations et la documentation utile à la bonne préparation des réunions ;
• Organiser les missions et toute sa logistique : ordres de missions, réservation éventuelle d’hôtel, notes de frais, …
• Introduire les demandes de visa, permit de travail et carte d’identité et en assurer le suivi;
• Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation du Représentant Résident à des événements sociaux ;
• Prépare les ordres du jour et les invitations aux réunions (par exemple pour les comités de direction), participe aux réunions et en établit les comptes-rendus.

Domaine de résultat 4 : Comme sparring-partner

• Etre la mémoire du Représentant Résident afin d’assurer un suivi optimal des dossiers et des décisions prise;
• Se tenir au courant de toutes les affaires traitées par son Représentant Résident, être informé, connaître les documents, collecter des informations ;
• Préparer des dossiers, aider à l’élaboration des plans, assurer le suivi des décisions prises;
• Collecter, analyser et gérer les informations relatives aux activités de direction et de la représentation ;
• Effectuer des recherches d'informations et synthétiser pour le Représentant Résident.

Domaine de résultat 5 : Comme document manager/gestionnaire de documents

• Assurer la bonne organisation et archivages des documents afin d’en assurer l’accessibilité de façon rapide et efficace;
• Archiver les documents (courriers, plans, rapports …) dans les systèmes propres de l’organisation, veiller à leur mise à jour et gérer les droits d’accès aux systèmes;
• Créer et mettre à jour une banque de données des contacts;
• Gérer la bibliothèque.

Connaissances et compétences requises

• Bonne connaissance des outils digitaux (Teams, Zoom, Sharepoint…);
• Connaissance de MS-Excel, MS-Word en MS-Powerpoint;
• Très bonnes connaissances de la (ou des) langue nationale officielle (Français) ainsi que d’une autre langue internationale (Anglais).

---

Postuler  Retour