Gestionnaire logistique / Chargé du transport et charroi (H/F)

Notre client est une agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, elle fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, elle gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

Contexte

Dans le cadre de l’exécution de ses projets au Sénégal et Gambie et en Guinée Bissau, notre client cherche une personne qui sera Chargée des équipement et bâtiments, dédouanement, inventaires et petits achats pour rejoindre le service logistique afin d’accompagner la représentation et les différentes interventions dans le déroulement de leurs activités.

Description de la fonction

Sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur logistique, et en étroite collaboration avec les gestionnaires achats et logistiques impliqués dans la mise en œuvre des projets, le/la gestionnaire logistique assurera le respect et la mise en œuvre de la politique de transport et gestion du charroi définie par la direction  au Sénégal. Il/elle est gestionnaire des moyens mis à sa disposition, animateur de son réseau de transporteurs, fournisseurs et/ou sous-traitants. Il/elle est responsable de la maîtrise des coûts de transport, du suivi de la qualité des prestations et de la performance des prestataires et fournisseurs. Afin de contribuer à la réalisation des volets d’activités listés ci-dessus, le/la gestionnaire logistique aura les responsabilités spécifiques suivantes :

Domaine de résultat 1 : Responsable de la gestion des véhicules des projets

• Planifier et organiser le transport des personnes et des biens ;
•  Assurer le suivi de l'approvisionnement en carburant des véhicules des projets ;
• Assurer le suivi des consommations du carburant ;
• Programmer (avec le chef charroi) l'entretien des véhicules des projets ;
• Assurer le suivi des réparations à effectuer sur les véhicules ;
• Assurer le suivi de l’assurance des véhicules des programmes ;
• Assurer la supervision du travail des chauffeurs ;
• Mettre à jour le fichier de suivi réparation véhicule ;

Domaine de résultat 2 : Pilotage de l’activité transport, des opérations de réparation des véhicules

• Mettre en place, suivre et analyser les indicateurs d’activité et de performance (transporteur et garagiste) ;
• Mesurer les écarts des coûts et proposer des recommandations ;
• Effectuer le reporting financier lié aux réparations véhicules ;
• Gérer la relation client en cas de dysfonctionnement et proposer des actions correctrices ;

Domaine de résultat 3 : Management et gestion des ressources humaines

•  Encadrer, conseiller et accompagner les collaborateurs dans leurs activités quotidiennes ;
• Dimensionner les équipes par rapport aux objectifs définis, coordonner leur travail et animer les réunions d’équipe ;
• Participer à la définition des besoins en formation ainsi qu’à l’évaluation de leurs performances individuelles ;
•  S’assurer de la bonne compréhension et de l’application des obligations réglementaires ;

Domaine de résultat 4 : Responsable voyage et mobilité

•  Responsable du suivi des achat des billets d’avion pour les déplacements dans la sous-région;
• Responsable de l’organisation des voyages des différentes personnes venant sur la mission (réservation des chambres d’hôtel, planification véhicule transport aéroport hôtel, hôtel aéroport) ;
• Point focal entre les différentes agences de location de voiture et agences de voyages;
• Responsable de transmission courrier international ou régional (modalité à définir);
• Proposer et rédiger (ou participer à la rédaction) des procédures internes visant à fluidifier et contrôler la chaîne de commande des voyages depuis la demande de déplacement jusqu’au paiement;
• Assister les voyageurs afin que leurs déplacements se déroulent dans les meilleures conditions d’efficacité, de qualité et de sécurité;
• Prendre en charge la gestion des litiges liés aux voyages des collaborateurs et mettre en œuvre les mesures qui éviteront leur reproduction;
• Intervenir en cas de gestion de crise pour porter assistance et accompagner efficacement.

Connaissances et compétences requises

• Connaissance des procédures d'achat et des bases de la gestion des stocks ;

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