Expert en contractualisation et administration (H/F)

Notre client est une agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, elle fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, elle gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

Contexte

Dans le cadre de l’exécution de ses projets au Sénégal et Gambie et en Guinée Bissau, notre client cherche un.e expert.e en contractualisation et administration pour rejoindre la cellule contractualisation et logistique afin d’accompagner les différentes interventions dans le déroulement de leurs activités.

Description de la fonction

Sous l’autorité hiérarchique de l’expert.e en contractualisation et administration international, et en étroite collaboration avec les autres experts contractualisation, acheteurs publics et gestionnaires achats et logistiques impliqués dans la mise en œuvre des projets, l’expert.e en contractualisation et administration va assurer pour le compte des programmes et/ou des interventions la mise en œuvre d’une gestion adéquate des processus contractuels (marchés publics, conventions de subsides, accords spécifiques de coopération public-public – hors questions de ressources humaines) ainsi que des mécanismes de contrôle, le développement des outils et des compétences y afférents afin de mener à bien les contrats au sein des programmes/interventions. Afin de contribuer à la réalisation des volets d’activités listés ci-dessus, l’expert.e en contractualisation et administration aura les responsabilités spécifiques suivantes :

Domaine de résultats 1 : Comme (rôle) : Gestionnaire contractualisation

Assurer la gestion administrative relative à son domaine d’expertise afin de mener à bien les contrats (marchés publics et autres types de contrats, sauf dans le domaine des RH) des programmes.

• Assurer le suivi et l’encadrement de A à Z des contrats des programmes/interventions
• Assurer ou appuyer la rédaction du volet juridico-administratif des contrats
• Assurer le suivi des dossiers auprès des instances compétentes
• Assurer le traitement, le suivi, l’évaluation et le rapportage lié aux contrats
• Assurer ou appuyer l’élaboration des planifications, entre autres le plan de passation des marchés publics, pour le programme
• Assurer la publication nécessaire dans les canaux de publication applicables (site web, journaux officiels)
• Centraliser tous les documents et informations de manière exhaustive et structurée dans un dossier
• Assurer ou appuyer l’exécution des tâches administratives

Domaine de résultats 2 : Comme (rôle) : Expert/ Conseiller

Utiliser et accroître son expertise en matière de contractualisation afin de pouvoir conseiller les programmes/interventions de façon adéquate.

• Effectuer des analyses sur la gestion des différents types de contrats
• Faire des recommandations pour les rapports de suivi et la préparation des PIC
• Accompagner et/ou remplacer le Coordinateur de programmes/Représentant résident et/ou les programmes/interventions lors de réunions et rencontres sur la problématique des différents types de contrats
• Établir et développer des relations avec les PTF intervenant dans ce domaine, en coordination avec les projets de la Coopération belge traitant des mêmes sujets
• Étudier le cadre réglementaire et autres documents ayant trait aux marchés publics et autres types de contrats
• Rédiger des documents d’information à destination des équipes des programmes/interventions
• Fournir des conseils sur la bonne gestion des contrats
• Capitaliser les bonnes pratiques et en assurer la bonne diffusion
• Assister les projets dans leur dialogue avec les autorités locales, notamment avec les instances nationales de contrôle
• Assurer le suivi et le traitement des litiges

Domaine de résultats 3 : Responsable du monitoring/contrôle/rapportage

Veiller au respect par les programmes/interventions des dispositions prévues en matière de planification, de monitoring et de rapportage sur les différents types de contrats afin d’en assurer le déroulement en bonne et due forme.

• Gérer les registres des contrats
• Veiller au respect par les programmes/interventions des dispositions prévues en matière de planification et de rapportage sur les marchés publics, et analyser les documents soumis par ceux-ci
• Assurer la fonctionnalité du processus de monitoring périodique sur le portefeuille global des dossiers importants/critiques ainsi que l’analyse et le rapportage à destination du Coordinateur du programme et/ou du Représentant résident
• Réaliser des plans d’action et suivre leur mise en œuvre
• Assurer le suivi des questions soulevées par les audits de projets et ceux de la Cour des comptes, ainsi que de la mise en œuvre des recommandations/actions en découlant
• Assurer un monitoring sur l’évolution du cadre légal, réglementaire, procédural en matière des différents types de contrats

Domaine de résultats 4 : Comme Expert

Veiller continuellement à l’optimisation des procédures et outils utilisés afin de permettre une gestion efficace des contrats

• Développer des mécanismes et outils de gestion propres aux besoins des programmes/interventions permettant d’améliorer l’efficacité, l’efficience et la gestion des risques en la matière
• Développer des banques de données (fournisseurs, entrepreneurs, prestataires de services, etc.) et en assurer la fonctionnalité
• Développer et suivre les contrats-cadres dans tous les domaines pertinents pour les programmes de la Coopération belge
• Développer de nouveaux instruments et canevas, les rendre intégrables et les adapter aux besoins
• Analyser et formuler des propositions d’amélioration de la transparence organisationnelle

Domaine de résultat 5 : Comme Formateur

Veiller au développement continuel des capacités de l’équipe au sein des programmes/interventions afin d’assurer une gestion optimale des processus de contractualisation basée sur des connaissances actualisées.

• Développer le programme, les modules et supports de formation pour la formation initiale des équipes en matière de gestion des marchés publics
• Identifier les thèmes devant faire l’objet d’un recyclage ou d’une formation spécialisée et élaborer sur cette base des programmes de formation continue, ainsi que les modules/supports y afférents
• Donner les formations initiales et continues
• Organiser et encadrer les formations qui seraient données par des tiers
• Développer une banque de données des connaissances, de manière à ce que toutes les informations pertinentes soient à la disposition des collègues et tenir ces informations à jour.

Domaine de résultat 6 : Comme Responsable contractualisation

Suivre et réviser les tâches effectuées en matière de marchés publics et autres types de contrats (subsides) par les équipes de gestion des programmes afin d’assurer le respect des principes et des dispositions applicables en matière de gestion des contrats

• Réviser les documents soumis à chaque stade du processus contractuel (plans de passation, cahier des charges, contrat, P.-V.…) et en discuter
• Éclairer les collègues sur le sujet traité
• Fournir des conseils aux collègues
• Assurer l’orientation des tâches administratives
• Assurer le contrôle à priori et fournir les avis de non-objection selon les seuils applicables en fonction des législations concernées.

Domaine de résultat 7 : Comme Facilitateur (dans une situation de cogestion)

Renforcer les capacités des structures partenaires afin de contribuer à l’amélioration de leur organisation, de leurs processus et systèmes ainsi que des compétences de leur staff

• Évaluer la maturité de la gestion des structures partenaires
• Conseiller les structures partenaires sur les actions à prendre pour améliorer leur gestion ainsi que sur la façon de mettre en œuvre ces actions
• Faciliter le processus de changement
• Ensemble avec les partenaires, adapter la structure organisationnelle, optimiser les processus, améliorer les systèmes et renforcer les compétences du staff

Domaine de résultat 8 : Exceptionnellement : People Manager (cf. infra : positionnement)

Gérer l’équipe dont on est le responsable hiérarchique afin de disposer de personnel qualifié et motivé

• Mettre en place une organisation adéquate en termes de rôles et responsabilités
• Garantir le respect des règles et procédures définies par le siège
• Fixer les objectifs et les priorités des collaborateurs
• Contribuer au recrutement des collaborateurs
• Motiver, encadrer, suivre et évaluer les collaborateurs
• Créer un climat de confiance et de responsabilisation
• Développer les compétences des collaborateurs
• Favoriser l’ambiance interne et gérer les conflits au sein de l’unité

Votre profil

Expériences requises

• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle en gestion des marchés publics et/ou subsides
• Au moins une expérience de gestion contrats dans un contexte international
• Tout expérience de gestion contrats dans un pays en développement est un atout.
• Expérience des systèmes et outils en matière de contrats (marchés publics, subsides, …) ou gestion administrative

Connaissances et compétences requises

• Bonne connaissance de la législation belge et/ou européenne concernant les marchés publics et connaissance des subsides
• Bonne connaissance des applications informatiques
• Maîtrise orale et écrite du français, avec bonnes capacités rédactionnelles.

 

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