Directeur des Finances itinérant

Notre client est une association humanitaire basée à Dakar qui recherche un Directeur des Finances.

Comptabilité et Gestion du Grand Livre

• Gérer et diriger le personnel de la comptabilité et des finances pour la tenue du grand livre, la gestion des banques et de la trésorerie, les comptes fournisseurs, la paie et les approvisionnements ;
• S'assurer que les soldes du grand livre sont analysés en temps opportun ;
• Gérer la comptabilité, les pratiques, les politiques et les procédures afin d'assurer des systèmes de contrôle interne solides et sont conformes aux politiques de notre client et des bailleurs ;
• S'assure que les paiements de prestations (cotisations sociales, impôts et autres) sont effectués à temps et que des preuves claires des paiements sont disponibles ;
• Maintenir une séparation claire des tâches au sein de l'équipe des finances et de la comptabilité et assurer une formation polyvalente adéquate afin que des remplaçants soient toujours disponibles ;
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel du système financier afin de maximiser l'utilisation efficace des systèmes financiers et connexes de l'ensemble de l'organisation ;
• Gérer le cycle de clôture mensuelle des comptes des pays pour s'assurer que les données financières sont exactes et à jour ;
• Produire des rapports financiers de qualité dans les délais impartis ;
• Maintenir le flux de trésorerie pour s'assurer que la liquidité est maintenue conformément aux politiques de notre client ; surveiller les fluctuations des devises ; établir de solides procédures bancaires électroniques et s'assurer que les rapprochements bancaires sont exacts ;
• Gérer les audits externes des pays et des projets ;
• S’assurer que le processus d’audit du pays assigné est à l’échelle de l’organisation ;
• S’assurer que le système de classement des documents financiers est maintenu et que l’archivage est en conformité avec loi locale ou les politiques de notre client ;
• Se tenir au courant des changements dans les lois et règlements de autorités locales (par exemple, consortium des organisation non gouvernementale, Direction des impôts) et constituant ayant un impact sur les activités de notre client ;
• Gérer les opérations et les systèmes financiers des sous-bureaux ;
• Faire le suivi des accords avec nos bailleurs de fonds et les sous-subventions aux partenaires et s'assure que toutes les avances aux partenaires sont justifiées et que les livrables sont reçus ;
• Servir de liaison avec la banque sur le système de paiements électroniques.

Gestion des Subventions

• Maintenir une connaissance complète du portefeuille des financements, des subventions, et des contrats les pays ;
• Préparer les factures, les rapports financiers, analyser les charges à payer, les prévisions et les autres livrables financiers des subventions et des contrats ;
• Rapprocher les rapports des bailleurs au grand livre (trésorerie et dépenses) ;
• Suivre et rapporter mensuellement les dépenses du projet, les taux d’exécution des fonds et les fonds reçus des bailleurs, fournir chaque mois les informations adéquate au Directeur-Pays et aux responsables de programme ;
• S'assurer que les budgets et autres informations financières sont correctement représentés dans les systèmes de gestion financière et des projets;
• Gérer les dossiers en copie dure et électronique pour chaque projet ;
• Maintenir des contrôles financiers solides pour garantir la conformité avec les règlements de notre client et des bailleurs ;
• Effectuer des visites sur le terrain aux sous-bénéficiaires, au besoin, afin d'aider à l'évaluation de la gestion financière des sous-bénéficiaires ;
• Préparer les budgets des propositions et les modifications budgétaires ;
• Examiner les budgets pour s'assurer de leur conformité avec le plan de travail ;
• Préparer les narratifs des budgets des propositions des subventions ;
• Gérer le processus de clôture des projets ;
• Maintenir à jour la connaissance des procédures des bailleurs ainsi que des règlements et régulations l'USAID ;

Gestion Budgétaire

• Superviser la préparation du budget annuel et à mi-parcours du Bureau-Pays assigné ;
• Effectuer un contrôle mensuel des taux d’exécution des projets et partager les rapports d'analyse des écarts avec le Directeur-Pays et les responsables de programme ;

Gestion des ressources humaines

• Supervise et encadre le personnel du service Finances du bureau principal et sous-bureaux ;
• Participe au processus de recrutement du personnel financier et d’autre personnel à la demande de la Direction ;
• Assure l’évaluation du personnel sous sa supervision selon le système en place dans le bureau pays ;

Autres

• Fait des propositions quant aux meilleures pratiques en matière d’opérations financières et de gestion du bureau ;
• Exécute toute autre tâche concourant au bon fonctionnement de l’institution à la demande de la hiérarchie.

QUALIFICATIONS

• Master en finance, comptabilité ou un diplôme universitaire équivalent ;
• Expérience professionnelle d’au moins dix (10) années avec au moins cinq (05) années sur un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale ;
• La connaissance des procédures de l’USAID est un atout ;
• Maitrise du français ;
• Bon niveau (parlé et écrit) en anglais ;
• Connaissance avérée de QuickBooks est un atout ;
• Connaissance du système d’information ERP
• Maitrise de l’outil informatique est obligatoire : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et des navigateurs Web ;
• Être un bon leader avec la capacité démontrée de coordonner une équipe pour l’atteinte des objectifs ;
• Être bien organisé et prêt à travailler sous forte pression.