ASSISTANT COMMERCIAL ET ADMINISTRATIF (H/F)
ASSISTANT COMMERCIAL ET ADMINISTRATIF (H/F)
Notre client est spécialisé dans la distribution de biens d’équipement destinés à l’industrie, au B.T.P, mines et carrières et à l’agriculture.
MISSION PRINCIPALE
Soutien à la vente des engins et contrats de services, par la réalisation des traitements administratifs associés à la vente (gestion des contrats, constitution des dossiers de vente, suivi de facturation et livraison, suivi du recouvrement des créances, gestion des bases vente et clients, reporting des ventes), l'enjeu étant de développer et de renforcer de façon significative la qualité de service perçue par le client. Support a la direction générale (réception et émission d’appels téléphoniques, réception et transmission des courriers) .- S’assurer que la totalité des documents permettant de constituer un dossier de vente de véhicule sont présents au dossier (informations client, fiche de renseignement sur la demande, devis, type de remise, délai et mode de règlement, dossier de crédit éventuel, caractéristiques du véhicule, sortie stock ou commande, ETD, ETA et date estimée de la livraison, dossier transit, fiches d’expertises datées signées, PDI, éléments de la préparation avant livraison, copies des factures fournisseurs, descente de prix, copie de la carte grise, facture client datée signée, bon de livraison daté signé, copie du règlement), en contrôler la pertinence avant validation par le DC ou DG
- Classer et archiver les dossiers de ventes et dossiers administratifs.
- Collecter tous les devis du Dpt commercial relatifs aux ventes de véhicules et de contrats de maintenance pour les faire valider par le DC, le DT ou le DG avant remise au client ; les rentrer en base de données ; archiver une copie dans un classeur par catégorie (client en compte, client particulier, administrations et autre)
- Saisir et rédiger certains documents (ordre de préparation, bon de livraison, constitution des
- dossiers de vente, demandes de cartes grises…).
- Collecter les factures atelier pour constituer le revient des dossiers livrés dans le mois, dans les temps impartis ; mettre une copie dans le dossier de vente, transmettre les originaux à la comptabilité
- Tenir à jour, éditer et distribuer le TAM aux commerciaux ;
- Tenir à jour des tableaux de bord :
- de suivi des affaires (affaires chaudes et affaires perdues)
- base de données clients ;
- base de données pro formas ;
- tableau de bord des arrivages et stocks
- Renseignement des SEM
- Remettre une statistique des devis par catégorie de client tous les mois.
- Collecter les fiches de prospection client et de visite planifiée par les commerciaux.
- Collecter tous les supports permettant d’effectuer des recherches de prospect.
- Alimenter les fiches de contact des commerciaux en procédant à des recherches d’informations sur les dirigeants, les contacts téléphoniques, la position géographique, l’organigramme….
- Suivre la production des cartes grises en assurant une relance régulière.
- Réceptionner ou centraliser les règlements clients (traites et chèques uniquement), en faire copie pour le dossier de vente et transmettre les originaux à la compta avec un bordereau de transmission signé à joindre au dossier client ;
- Commander et gérer le stock fournitures bureau pour les commerciaux (brochures, flyers lors des actions, dossier de vente vierge, prospectus divers) en collaboration avec le DC.
- Participer aux réunions commerciales
- Participer aux réunions recouvrement client et aux actions de relance avec le commercial.
COMPTENCES REQUISES
- Capacité à travailler en équipe
- Disponibilité permettant de réaliser des horaires pouvant dépasser ceux prévus au contrat de travail, en fonction des contraintes avec la clientèle
- Bonne maîtrise des outils informatiques
- Expérience dans fonction identique
QUALITES COMPORTEMENTALES
- Très grande rigueur et sens de l’organisation
- Capacité à imposer le respect des procédures
- Excellente réactivité ; dynamisme
- Force de proposition
- Ecoute et respect des différents interlocuteurs
- Esprit de service, dédié clientèle
RESPECT DES NORMES
Notre client est engagé dans les certifications MASE (qualité, environnement et sécurité). A ce titre, chacun des collaborateurs se doit de contribuer aux engagements formels que constituent ces certifications et plus particulièrement dans les domaines : Environnement- Être conscient des impacts de son activité sur l’environnement
- Respecter les procédures et consignes en faveur de l’environnement (trier efficacement les déchets, essayer de réduire la consommation d’eau et d’énergies).
- Adopter une conduite économique et sécuritaire
- Être conscient des dangers liés à son activité sur sa santé ainsi que celle des autres
- Respecter les consignes générales (et particulières) de sécurité – port des EPI (Equipement de Protection Individuel) lorsque c’est nécessaire
- Prendre soin de sa propre sécurité ainsi que celle des autres
- Favoriser une ambiance de travail confortable
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