Acheteur public (H/F)

Notre client est une agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, elle fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, elle gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

Contexte

Dans le cadre de l’exécution de ses projets au Sénégal et Gambie et en Guinée Bissau, notre client cherche un.e Acheteur public pour rejoindre la cellule contractualisation et logistique afin d’accompagner les différentes interventions dans le déroulement de leurs activités.

Description de la fonction

Sous l’autorité hiérarchique de l’expert.e en contractualisation et administration international, et en étroite collaboration avec les autres experts contractualisation acheteurs publics et gestionnaires achats et logistiques impliqués dans la mise en œuvre des projets, l’Acheteur public va assurer pour le compte du client une gestion adéquate des marchés publics ainsi que des mécanismes de contrôle, appui au développement des outils (checklists, templates manuels …) et des compétences y afférents afin de mener à bien les procédures de marchés publics et subsides pour les interventions. Afin de contribuer à la réalisation des volets d’activités listés ci-dessus, l’Acheteur public aura les responsabilités spécifiques suivantes :

Domaine de résultat 1 : Comme expert/gestionnaire dans le domaine des marchés publics      

Traiter des dossiers nécessitant une expertise pointue dans les marchés publics afin d’assurer une bonne gestion contractuelle en respectant les délais, les contraintes budgétaires et la réglementation marchés publics

• Gérer de A à Z la procédure de passation des marchés publics à partir de 30.000 € pour les différentes interventions et représentations et en assurer le bon déroulement :
• Analyser la demande initiale ;
• Collecter les spécifications techniques auprès des interventions. Soutenir et conseiller les demandeurs dans la rédaction des spécifications techniques ;
• Assurer la rédaction du volet juridico-administratif des marchés
• Assurer la publication nécessaire dans les canaux applicables (journaux officiels et journaux locaux, site web,) ;
• Rédiger les documents et motiver les décisions essentielles relatifs à la procédure de passation : avis de marché, CSC/partie administrative en cohérence avec la partie technique, rapport d’évaluation, décision d’attribution, information des décisions, … ;
• Organiser, participer et prendre toutes les décisions relatives au dépouillement des offres;
• En collaboration avec les clients internes, mener les négociations ;
• Organiser la procédure de passation et en assurer le bon déroulement ;
• Veiller au respect des règles par tous les intervenants durant la passation ;
• Envisager les risques majeurs lors des procédures et minimiser les risques de recours ultérieurs des soumissionnaires ;
• Centraliser tous les documents et informations de manière exhaustive et structurée dans un dossier ;
• Conseiller le fonctionnaire dirigeant dans le suivi de l’exécution du marché et élaborer les avenants, lettres de fin de contrat etc. conformément à la législation applicable ;
• Déterminer si certaines modifications sont acceptables ;

Domaine de résultat 2 : Comme conseiller/coach expert dans le domaine des marchés publics / appels à propositions         

Conseiller les clients internes des interventions et représentations afin d’accompagner les collègues pour les aider à atteindre leurs objectifs opérationnels et développer leurs aptitudes

• Appuyer le développement des et fournir aux interventions les outils nécessaires à la bonne gestion des marchés publics (templates, guidelines, checklist et autres outils)
• Guider les projets à définir les étapes de la procédure des marchés/appels à propositions, à établir le planning et à les soutenir dans toutes les étapes de la procédure
• Appuyer l’élaboration des planifications de contrats des interventions
• Analyser, réviser et compléter les documents soumis à chaque stade du processus contractuel soumis par les interventions
• Conseiller, orienter sur le choix des procédures adaptées au besoin des interventions pour les dossiers complexes et non complexes
• Fournir des conseils sur la bonne gestion des contrats
• Capitaliser les bonnes pratiques et en assurer la bonne diffusion

Domaine de résultat 3 : Comme gestionnaire des connaissances     

Identifier et capitaliser les connaissances pour mieux les partager, les rationnaliser afin d’en faciliter l’accès aux clients internes ainsi qu’afin d’assurer une gestion adéquate des marchés publics

• Connaître la législation en vigueur en matière de marchés publics / subsides et étudier le cadre réglementaire et autres documents relatifs aux marchés publics selon la législation belge, UE et DG DEVCO
• Suivre et assimiler les évolutions de la législation, de la doctrine et de la jurisprudence
• Participer aux formations spécifiques en la matière
• Connaître le cadre contractuel du client et rester au courant, y compris le cadre réglementaire subsides

Domaine de résultat 4 :  Comme contrôleur      

Contrôler et comparer des informations et rapports afin de garantir des données exactes et de qualité et la régularité de la procédure

• Assurer le contrôle à priori et fournir les avis de non objections selon les niveaux prévus par le contrôle interne pour les marchés publics des interventions dont la gestion ne ressort pas du centre de services
• Veiller à l’exécution des contrats de manière permanente, en concertation avec les responsables techniques, afin d’adapter les contrats aux besoins et en vue d’une gestion budgétaire stricte et d’éviter des problèmes commerciaux, juridiques ou techniques avec les fournisseurs

Domaine de résultat 5 : Comme personne de contact pour les externes     

Faire le suivi des dossiers auprès des instances externes (Cour des Comptes, audits…) et garantir la bonne communication afin de garantir le bon déroulement des dossiers

• Rédiger la correspondance dans le cadre de procédures, y compris pour donner toutes les explications, tout en respectant de manière stricte l'égalité de traitement des soumissionnaires
• Recevoir les questions, y répondre, ou les transmettre aux personnes compétentes
• Entretenir des relations de confiance avec les firmes externes tout en gardant son indépendance d'appréciation
• Assurer le suivi des remarques et questions des audits, ainsi que de la mise en œuvre des recommandations/actions en découlant :
• fournir toutes les pièces justificatives requises à l'appui des dossiers, par ordre de fréquence,
• informer le management de toute remarque ou observation formulée par un organe de contrôle et proposer une réponse appropriée ou une adaptation de la pratique suivie si celle-ci fait l'objet d'une critique

Votre profil

Expériences requises

• Minimum 5 ans dans la gestion des marchés publics dans le secteur public
• Une expérience professionnelle antérieure auprès d’un bailleur de fonds (bilatéral ou multilatéral)
• Une expérience professionnelle antérieure dans le domaine du développement est un atout
• Bonne connaissance de la législation concernant les marchés publics
• Bonne connaissance des applications informatiques
• Français, anglais, espagnol, portugais – en fonction des besoins ; langues locales si pertinent…

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