Gestionnaire logistique / Chargé des équipements et bâtiments, Dédouanement, Inventaires et Petits Achats (H/F)

Notre client est une agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, elle fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, elle gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

Contexte

Dans le cadre de l’exécution de ses projets au Sénégal et Gambie et en Guinée Bissau, notre client cherche une personne qui sera Chargée des équipements et bâtiments, dédouanement, inventaires et petits achats pour rejoindre le service logistique afin d’accompagner la représentation et les différentes interventions dans le déroulement de leurs activités.

Description de la fonction

Sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur logistique, et en étroite collaboration avec les gestionnaires achats et logistiques impliqués dans la mise en œuvre des projets, le/la gestionnaire logistique assurera le respect et la mise en œuvre de la politique de gestion des équipements, de suivi de dossier de dédouanement, Inventaire et Petit Achat définie par la direction au Sénégal. Il (elle) est gestionnaire des moyens mis à sa disposition, il (elle) est responsable de la gestion, du suivi de la mise à jour régulière des différents tableaux d’inventaire, entretien des bâtiments, différents équipements de sécurité incendie et gestion efficace des petits achats (0 à 2500 euros). Afin de contribuer à la réalisation des volets d’activités listés ci-dessus, le/la gestionnaire logistique aura les responsabilités spécifiques suivantes :

Domaine de résultat 1 : gestionnaire d’Equipements et bâtiments

• Mettre en place les ressources nécessaires à la bonne marche des divers équipements et matériels ;
• Entretenir le système de gicleurs et les poubelles sur les lieux ;
• Assurer l’entretien préventif des équipements ;
• Assurer l’entretien curatif des équipements en cas de panne ;
• Proposer des solutions pouvant améliorer/économiser la consommation d’énergie ;
• Assurer l’entretien des bâtiments ;
• Responsable des petits entretiens au fonctionnement général des bâtiment ;
• Réparer ou remplacer les poignées, vitres, rails, de portes, fenêtres ;
• Vérifier et entretenir l'installation sanitaire, de chauffage central et de production d'eau chaude ;
• S’assurer que les différents bâtiments d’assez de poubelle et de débris;
• Mettre en place un système de gestion des déchets ;
• Implanter des éléments de sécurité ou de signalisation ;
• Assurer l’entretien périodique des équipements de la lutte contre l’incendie ;
• Assurer le suivi de la police d’assurance pour tous les bâtiments.

Domaine de résultat 2 : gestionnaire des Inventaires

• Inventorier et codifier différents équipements des projets/programmes ;
• Faire l’'inventaire physique des équipements de toutes les interventions une fois les 6 mois donc deux fois par an ;
• A chaque nouvel achat, faire une mise à jour périodique des fichiers d’inventaire des différentes interventions ;
•  Mettre en place un système de déclassement des équipements devenus obsolètes ;

Domaine de résultat 3 : gestionnaire des dossiers de dédouanement et fret

• Point focal sur la réglementation qui régit les importations et la loi douanière au Sénégal ;
•  Collecter les documents d'expédition de la marchandise et constituer le dossier de la prestation (transit, douane) ;
•  Suivre les formalités douanières, exonérations en liaison avec les fournitures commandées.

Domaine de résultat 4 : Gestionnaire des petits achats

• Planifier les approvisionnements prévus en fonction des besoins définis par l'équipes techniques des projets et suivant les urgences ;
•  Traiter avec efficacité les achats de moins de 2500 euros ;
•  Identifier les partenaires/services/fournisseurs fiables ;
•  Mise en place d’un carnet d’adresse fournisseur (petits achats);
• Mettre en concurrence les fournisseurs susceptibles de répondre aux impératifs de coûts, délais et qualité, les sélectionner d'après les critères définis ;
•  Assurer les commandes des ateliers des services techniques (location salle, repas,) ;
•  Mise en placer d’un fichier de suivi des commandes (petits achats).

Connaissances et compétences requises

• Connaissance des procédures d'achat et des bases de la gestion des stocks ;

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