Assistant Administratif (H/F) – Kaolack et Dakar
Assistant Administratif (H/F) – Kaolack et Dakar
Notre client est une agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, elle fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 1500 collaborateurs et collaboratrices, elle gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.
Contexte :
Notre client accomplit toute mission de service public qui s’inscrit dans le cadre de l’Agenda 2030 pour le développement durable, en Belgique et à l’étranger. Ainsi, l’organisation renforce l’impact de la Belgique en matière de développement international en exécutant également des missions pour des mandats tiers, tant nationaux qu’internationaux.
Dans le cadre du développement de ses activités au Sénégal et en Gambie, en coopération déléguée de l’UE au Sénégal, notre client cherche à pourvoir le poste d’Assistant Administratif afin d’accompagner les différentes interventions à Dakar ou à Kaolack.
Description de la fonction :
Sous l’autorité hiérarchique du Contrôleur de gestion, l’Assistant(e) s’occupera d’une part de la réception et de l’appui au secrétariat et d’autre part donnera un appui à la gestion logistique et
financière de l’intervention afin d’assurer un environnement de travail qui permet aux collègues de se concentrer sur leur cœur de mission.
Domaine de résultat 1 : Support administratif
Exécuter des tâches administratives afin de garantir un support efficace aux collaborateurs de l’intervention.- Gérer le courrier in/out
- Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents, ...)
- Rédiger des lettres/documents
- Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans destextes ;
- Tenue générale de ou des agendas
Domaine de résultat 2 : Organisateur
Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants.- Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de réunion, équipement, ...) ;
- Elaborer des rapports de réunions dans des cas spécifiques ;
- Diffuser des rapports/documents vers les principaux concernés.
Domaine de résultat 3 : Support logistique
Veiller à la présence du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service afin de permettre à chacun de bénéficier pour ses activités du support logistique adéquat.- Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat ;
- Commander le matériel nécessaire ;
- Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock.
- Préparer les bons de commande
- Elaborer les ordres de mission
- Préparer les documents et assurer le suivi (permission de travail pour expats ...)
- Réserver les hôtels, vols, restaurants, ...
- Veiller à ce que les personnes disposent du transport nécessaire
Domaine de résultat 4 : Gestionnaire de documentation
Veiller au classement et à la conservation de toute correspondance pertinente et de tout document utile au service afin de permettre aux supérieurs et aux collaborateurs d’accéder rapidement aux informations recherchées.- Classer et archiver la documentation de tout type ;
- Mettre à jour les informations pertinentes ;
- Collecter la documentation de façon proactive ;
- Gérer les archives.
Domaine de résultat 5 : Téléphoniste-réceptionniste
Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques afin d’y donner une suite adéquate et/ou de les orienter vers les interlocuteurs internes recherchés.- Accueillir et diriger/orienter les visiteurs ;
- Répondre et transférer l’appel vers les personnes concernées ;
- Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnel de la représentation (interne et externe...) ;
- Appeler les collaborateurs externes sur demande.
Connaissances et compétences requises :
- Très bonnes connaissances du français ;
- Très bonnes connaissances MS Office (Word, Excel, Powerpoint...) ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Compétence avérée en communication orale et écrite ;
- Capacité à la concertation et à la gestion des relations inter-institutionnelles ;
- Rigoureux ;
- Dynamique.
Compétences ou connaissances spécifiques considérées comme un atout
- Connaissance de base du cycle et de la gestion de projet ;
- Connaissance de l’anglais et une connaissance basique des langues locales ;
- La mobilité géographique en fonction du projet sera un atout.
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